À l’origine, la boîte postale est un service proposé par la Poste et ouvert à tous. Cela permet aux particuliers et aux professionnels de recevoir leur courrier dans un lieu externalisé (en général dans un bureau de poste).
Fonctionnement d’une boîte postale
S’adressant aux particuliers et aux entreprises, la boîte postale est un casier à lettres installé dans un bureau de poste et destiné à recevoir du courrier. Elle se loue. En fonction des besoins du locataire, plusieurs types d’abonnements sont proposés : des abonnements saisonniers ou des abonnements annuels.
La demande peut être effectuée en ligne ou directement auprès du bureau de poste. Plusieurs documents doivent être fournis : le formulaire d’abonnement complété, la copie d’une pièce d’identité, un extrait Kbis pour les entreprises ou les associations, un justificatif de domicile pour les particuliers. Une boîte postale peut avoir cinq bénéficiaires maximum.
Une fois le contrat de location signé, l’abonné reçoit un numéro de BP et une clé. Une caution est exigée pour chaque clé. Le numéro de la boîte postale doit être transmis à tous les correspondants de l’abonné. Pour envoyer du courrier à cette adresse, plusieurs mentions doivent être indiquées (le nom du destinataire, la mention « boîte postale » ou « BP », le numéro de la boîte postale, le nom du bureau de poste, le code postal et la ville…).
Dès qu’il le souhaite, l’usager se rend à son bureau de poste. Il ouvre le casier sécurisé à l’aide de sa clé et récupère son courrier et ses colis. Le casier doit être régulièrement vidé.
Pourquoi utiliser une boîte postale ?
La boîte postale offre plusieurs avantages. Elle s’adresse :
aux particuliers dont le courrier est souvent volé ou détérioré (lorsqu’il doit être laissé devant la porte – sur le paillasson par exemple -, lorsque les boîtes aux lettres de l’immeuble ne sont pas assez sécurisées…) ;
aux particuliers qui voyagent ou changent régulièrement d’adresse ;
aux entrepreneurs qui travaillent chez eux, et qui souhaitent préserver leur intimité et protéger leur vie privée ;
aux entreprises qui ne disposent pas d’un service de gestion et de réception du courrier ;
aux entreprises qui souhaitent obtenir une adresse de domiciliation postale.
Le dispositif permet de distinguer l’adresse postale de l’adresse physique du destinataire. La BP permet de :
recevoir le courrier plus tôt, sans devoir attendre le passage du facteur ;
retirer le courrier 24h/24 (lorsque la boîte postale est située en dehors du bureau de poste) ;
stocker le courrier reçu en toute confidentialité, pendant une longue période d’absence ;
conserver le courrier en parfait état et en toute sécurité ;
éviter que le courrier ne soit perdu ou renvoyé à l’expéditeur (le numéro d’une boîte postale est plus simple qu’une adresse complète classique).
Même si elle présente de nombreux avantages, la boîte postale ne peut pas servir de justificatif de domicile. Elle ne peut pas non plus faire office d’adresse sociale, fiscale ou commerciale. Enfin, les bureaux de poste ne sont pas toujours accessibles 24h/24, ni situés dans des zones stratégiques. Les boîtes postales proposées par les sociétés de domiciliation permettent de remédier à ces différents inconvénients.
Les services proposés par une société de domiciliation
Très faciles d’accès, les sociétés de domiciliation proposent différents services aux particuliers et aux professionnels : les services de domiciliation postale et fiscale en font partie.
La société de domiciliation permet en effet de disposer d’une boîte aux lettres privative, près de son domicile ou de son lieu de travail. Installées dans un local fermé et sécurisé (en général sous vidéo-surveillance), ces boîtes aux lettres répondent aux normes de la Poste. Proposées à des tarifs avantageux, elles sont accessibles 24h/24 et 7j/7.
En plus de recevoir et de stocker le courrier et les colis volumineux, la société de domiciliation permet également de :
organiser le transfert du courrier à une autre adresse ;
recevoir et transférer des marchandises volumineuses, des colis et des palettes ;
retirer des RAR ou des colis ;
profiter d’une adresse postale mais également d’une adresse légale, administrative et fiscale : le siège social de l’entité juridique peut en effet être installé à l’adresse de la société de domiciliation. Les courriers officiels peuvent ainsi y être envoyés ;
choisir l’adresse de sa structure en toute liberté ;
domicilier son entreprise à une adresse prestigieuse et gagner en crédibilité et en attractivité.